Projekt und Collaboration Management Tools

Automatisierung von Arbeitsprozessen

Benutzerfreundliche Plattfromen

Eine allgemeine und geschützte Definition für Projekt und Collaboration Management Tools bzw. dem Synonym Projekt / Collaboration Management Software gibt es aktuell noch nicht. Im klassischem Sinne wird aber darunter ein Programm verstanden, welches die interne Arbeit von Führungskräften und ihren Projektteams bei der Durchführung von Projekten, in allen Phasen von Beginn bis zum Abschluss unterstützt.

Grundsätzlich gibt es zwei Typen von Projekt / Collaboration Tools, welche für unterschiedliche Zielgruppen interessant sind.

Programmfunktionen für Projektmanager und Führungskräfte, welche auf die Projektmanagement Aufgaben ausgelegt sind:

• Projektplanung
• Ressourcenplanung
• Multiprojektmanagement
• Projektsteuerung
• Interne Kommunikation
• Projekt Controlling
• Projekt Überwachung
• Projekt Abläufe
• Projekt Führung

Programmfunktionen für das komplette Projektteam, welche eine Optimierung der Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit ermöglichen:

• Visualisierung der Arbeitsprozesse und Aufgaben
• Chatfunktionen
• Gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben
• Task Management
• Kommentarfunktionen
• Arbeitsprotokolle
• Abstimmungen
• Verknüpfungen von Dateien

Natürlich gibt es aber auch Softwareoptionen, welche ein „All in One“ Produkt anbieten und somit eine Gesamtlösung präsentieren, um alle oben genannten Aspekte abzudecken. Zwar kann das eine Lösung für die Vielfalt der Aufgabenfläche sein, jedoch leiden eventuell die Nutzerfreundlichkeit oder „Usability“ darunter. Somit sind Einzellösungen für spezifische Bereiche oder Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Aufgabenfeldes meistens eine bessere Wahl.

Was müssen Projekt und Collaboration Management Tools können?

• Einer der wichtigsten Kernbereiche des Projektmanagements ist die Projektplanung. Im Folgendem stellen wir Ihnen mehrere Features vor, welche die Tools besitzen (diese ergänzen sich sehr stark gegenseitig) und wie Sie bei der Aktualisierung während Ihres Projekts helfen.
• Verwaltung Ihrer Projektdaten: Hier werden alle W-Fragen beantwortet (Wer ist beteiligt? Um welches Projekt handelt es sich? Wann ist das Fälligkeitsdatum? etc.). Diese und weitere Daten können hinterlegt werden, um einen einfacheren Überblick über das Projekt zu erlangen.
• Die Projektstrukturplanung ist eines der Kernstücke in Ihrem Projekt. Hierbei entlasten Projekt und Collaboration Management Tools, da vor allem die Aktualisierungsaufwände besser durchgeführt werden können, als z. B. mit Word oder Tabellenkalkulationen.
• Die Meilensteinplanung ist essenziell wichtig für die Erfassung von projektrelevanten Daten. Mit den verschiedenen Tools kann der Projektstatus zu festgelegten Zeitpunkten stets überwacht werden. Somit werden Ziele, Finanzen und Termine besser überblickt und beurteilt.
• Ein Netzplan ist ein wichtiger Bestandteil vieler großer Projekte, damit die Abfolge aller Arbeitsprozesse und Aufgaben im Projekt überwacht und gesteuert werden kann. Ohne die richtigen Programme oder Tools sind viele Projekte nicht realisierbar. Hierbei helfen einem Projekt und Collaboration Tools, welche bei der Erstellung und Einhaltung Ihres Netzplanes genutzt werden können. Somit werden alle Arbeitspakete übersichtlich dargestellt und kontrolliert. Damit gehen Sie nicht die Gefahr, einen wichtigen Termin oder Deadlines zu verpassen.

Requirement Management und Task Lists:

Requirement Management auch Anforderungsmanagement genannt ist die Basis für eine effiziente Zieldefinition in Ihrem Projekt. Mit einer Task List (deutsch Aufgabenliste) haben Sie eine Visualisierung Ihrer erledigten und noch bevorstehenden Aufgaben. Projekt und Collaboration Management Tools helfen Ihnen dabei einen genauen Überblick über die Zielsetzung und Interessen Ihres Projekts zu behalten. Dabei können Sie stets nachverfolgen was sich verändert hat und wer dafür gesorgt hat. Falls Änderungen von Anforderungen auftreten, können diese Programme alle Schritte nachverfolgen und potentielle Auswirkungen erkennen und sichtbar machen.

2 Projekt / Collaboration Management Tools, welche auch bei uns seit Jahren genutzt werden: 

Jira die Software, welche den Arbeitsalltag vereinfacht:

Jira ist eine Software, welche von der Firma Atlassian hergestellt und weiterentwickelt wird. Mit diesem Programm ist es Ihnen schnell möglich Aufgaben zu erstellen, überwachen, kontrollieren, protokollieren, bewerten und kommentieren. Jeder einzelne Nutzer hat alle seine aktuellen Aufgaben aufgelistet, welche priorisiert werden müssen, wie viel noch von einer einzelnen Aufgabe zu tun ist und wie viel Zeit noch zur Bearbeitung der Aufgaben gegeben ist. Desweiterem gibt es den „Aktivitätsstrom“, in dem jeder Bearbeiter Einsicht auf sich verändernde Arbeitsprozesse bekommt. So bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand und können sogar die Veränderungen kommentieren. Zudem wird im Aktivitätsstrom protokoliert ob einzelne Aufgaben gelöst, pausiert oder gestoppt wurden. Jira erlaubt es einem alle offen und beendeten Vorgänge einzusehen. Jedoch ist es für die Admins möglich, die Einsicht auf bestimmte Vorgänge anderen Mitarbeitern zu verweigern. Man behält als Führungsperson also die komplette Kontrolle über alle Vorgänge.

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Confluence ist Ihre persönliche Unternehmensdatenbank:

Wie Jira ist Confluence eine Software, welche vom Unternehmen Atlassian hergestellt, weiterentwickelt und bereitgestellt wird. Grundsätzlich handelt es sich bei diesem Programm um eine kommerzielle Wiki-Software, welche als Datenbank für Ihre Unternehmensinformationen dient. So können wie bei Wikipedia Informationen geteilt und eingesehen werden nur, dass es sich auf Ihr Unternehmen spezifiziert. Somit können z. B. Kundendaten schnell von Mitarbeitern eingesehen werden und zur weiteren Bearbeitung genutzt werden. So können auch wie bei Wikipedia, Texte mit Links kombiniert, Überschriften erstellt oder auch Formatierungen bearbeitet werden. Aktuell nutzen weltweit mehr als 40.000 Teams die Software.

Sie möchten mehr über Confluence erfahren? Klicken Sie hier.

Flixhost ist Ihre Unterstützung beim Umgang mit Projekt und Collaboration Tools! Für viele Unternehmen kann das große Angebot und die vielen Möglichkeiten der einzelnen Tools schnell zum Problem werden, da oft wichtige Fachkenntnisse im Umgang mit diesen fehlt oder nicht reichweitend genug vorhanden sind. Wir möchten Ihnen damit weiterhelfen und Ihr Arbeitsalltag vereinfachen und effizienter gestalten.

Unser Unternehmensteam arbeitet seit Jahren mit dem verschiedensten Projekt und Collaboration Tools. Wir besitzen das Wissen, welches Ihnen bei der Wahl, Einrichtung, Bearbeitung, Nutzung und Überwachung helfen kann. Unsere Mitarbeiter sind bestens geschult worden und können Ihnen bei jedem Problem zur Seite stehen. Deswegen bieten wir Ihnen die Möglichkeit von unserem Knowhow zu profitieren. Wir wollen mit Ihnen eng zusammenarbeiten und herausfinden, welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Zudem übernehmen wir die komplette Einrichtung, Aktualisierung, Wartung etc. dieser Programme und bieten sogar Schulungen für Ihre Mitarbeit an, damit auch der Umgang schnell gelernt ist. Uns ist ein enger Kontakt sehr wichtig, somit garantieren wir immer einen schnellen und weitreichenden Support, welches sich um Ihre Probleme kümmert.