Büroassistent/in der Geschäftsführung (m/w/d)

Karriere / Büroassistent/in der Geschäftsführung (m/w/d)

Warum ein Job bei uns?

Wir sind Flixhost ein IT- Systemhaus und Kommunikationsunternehmen mit mehr als 6 Jahren Erfahrung im IT-Bereich, wir agieren weltweit und stellen für mehrere Unternehmen die Netzwerkinfrastruktur. Durch unseren Standort im IT Gewerbepark Osthafen in Frankfurt am Main sind wir bestens an das Internet angeschlossen, da der Internetknotenpunkt DE-CIX nur wenige Meter von uns entfernt ist. Wir sind ein junges und dynamische Team, welches Wert auf offene Kommunikation legt und Teamgeist lebt.

Kurz ein paar Details zur Stelle

Start: ab sofort
Auslastung: 40 h / Woche (Vollzeit)
Standort: Frankfurt am Main / opt. remote
Fremdsprachen: Englisch

Qualifikationsanforderungen

Fach- /Abitur oder abgeschlossene Berufssausbildung
Analytisches und problemlösendes Denkvermögen
Mit Kunden umgehen können
Gutes Englisch in Schrift und Sprache
Gute Kommunikationsfähigkeit und verbindliches, sicheres Auftreten
Verantwortungsbewusstsein
Hohe Flexibilität
Führerschein Klasse 3 (neu: Klasse B)

Technologisches Arbeitsumfeld

Microsoft Suite: Umfassende Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel, und PowerPoint.
Kommunikation: Erfahrung im Umgang mit Microsoft Teams für interne und externe Kommunikation.
Projektmanagement: Vertrautheit mit Microsoft Planner für die Projektplanung und -verfolgung.
Schichtplanung: Kenntnisse in Microsoft Schichten/Shifts für die Personalplanung.
Notizen und Dokumentation: Erfahrung mit OneNote für die Notizverwaltung.
Datenmanagement: Grundkenntnisse in SharePoint für die Verwaltung von Dokumenten und anderen Daten.
Netzwerkzugang: Erfahrung im Umgang mit VPN für den sicheren Fernzugriff auf Unternehmensressourcen.
E-Mail-Management: Vertrautheit mit Outlook für die E-Mail-Kommunikation und Kalenderverwaltung.
Hardware: Grundkenntnisse im Umgang mit Druckern und Scannern.
Buchhaltung: Erfahrung mit Fastbill oder ähnlicher Buchhaltungssoftware.

Nice to Have:

Kundenmanagement und Support: Grundkenntnisse in WHMCS oder Hostbill sind ein Plus.
Marketing und Dokumentation: Erfahrung mit Hubspot und Atlassian Confluence wäre vorteilhaft.

Was sind Ihre Aufgaben?

Für unser Büro in Frankfurt suchen wir eine/n engagierte/n Büroassistent/in, der/die uns bei einer Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Dies ist eine ausgezeichnete Gelegenheit für eine sehr gut organisierte Person, die Erfahrung in der Büroverwaltung hat und eine Affinität zu neuen Technologien besitzt.
- Rechnungsmanagement: Sortieren und Einscannen von Rechnungen in das Buchhaltungssystem, Zuordnung von Kostenarten zu Bank- und Kreditkartentransaktionen.
- Mitarbeiterkoordination: Dokumentation und Koordination von Urlaubs- und Krankheitstagen der Mitarbeiter.
- Meeting-Planung: Planung, Vorbereitung und Protokollierung von Dailys, Weeklys und weiteren Meetings mit Kunden und Partnern.
- Marketingunterstützung: Erarbeitung von Formularen, Vorbereitung und Durchführung von E-Mail-Kampagnen. Verfassen von PR-, Social Media- und Webseitentexten.
- Dokumentationshilfe: Unterstützung bei der Erstellung von Whitepapers und anderen Dokumentationen.
- Projektmanagement: Annahme von Projektanfragen und Koordination der Projektabwicklung.
- Bewerbermanagement: Organisation und Verwaltung des Bewerbungsprozesses.

Was wir bieten

umfassende Einarbeitung
leistungsgerechte Vergütung
Moderne und ergonomische Arbeitsplätze
Gezielte Unterstützung bei der beruflichen Weiterentwicklung
Mitarbeiter-Events wie Sommerfest, Weihnachtsfeier, Team-Building
Flexible Arbeitszeitmodelle z.B. mobiles Arbeiten
Einblicke in international tätige groß Konzerne gewinnen

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